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如何选择会计软件

绪言

众所周知，把计算机应用到工作上有助于提高工作效率，会计计算机化更是如此。会计计算机化在西方国家的中小型企业行之已久，但在香港却不大普遍。其原因最主要是香港的小型企业经营者没有对此给予应有的重视，再就是在选择适当的软件时遇到相当的困难。本文章旨在为香港小型企业经营者提供一些选择会计软件的建议。

计算机化之准备

虽说香港现时是计算机应用广泛的社会，年轻的一代有更多的机会接触计算机。但是我们不能因此而期望每一位员工对计算机应用都有深入的认识，尤其是会计系统的知识。因此当公司决定应用会计计算机化的时候，需因应系统的复杂性从而给员工一段适应期。此段适应期内员工之工作效率可能会稍低，但千万不要就此否定其作用。

考虑因素

价格因素

现在市面上的会计软件种类繁多，价格差距亦相当悬殊，由数千元至百万元都有。要选择一套真正合适的系统，对大部分中小型企业来说，特别是三五人的小型公司，是一个很大的难题。但是，对大部分小型企而言，一个价格介于港币三千至二万元之软件应可切合其大部分的需要。一些昂贵的会计软件其功能可能会比较完善，但以昂贵的价钱购买不必要的功能，这却是没有经济效益的做法。

系统要求

在选购会计软件时，需要留意该软件的系统需求。不同的软件有不同的系统要求，如果公司的计算机不符合软件的安装要求，那到底要另选软件或更新硬件，亦是需要考虑的地方。所以，大家在购买之前不妨作一个详细的了解及试用。

支持多货币

现在的商业趋向国际化，在交易中往往牵涉到不同国家的货币，或在海外分公司的收支亦会是采用不同的币值单位。因此，如果会计软件可以支持多币值的转换，不但可以减少出错的机会，并可增加工作效率。所以，如果公司有或将会与外国公司交易的话，您应该考虑购买一个可支持多国货币之软件。

支持中文输入

如果您是一家小型企业，而且不一定需要打印中文报表，那就应该尽量选择一套外国出版的英文接口的会计软件。一般来说，外国出版的会计软件较为成熟而且功能较为齐全。一些香港本地开发的软件，虽然具备支持中文输入及打印中文报表等功能，但与功能相近的外国产品比较，价格实属偏高。

支持多用户

您也需留意系统对多公司及多用户设定的支持。如果您经营多于一家公司，并且拟应用同一软件到各家公司；而且，您有雇佣或将会雇佣多于一名的会计人员，应考虑购买一个可支持多用户之软件，虽然其价格可能稍高。

扩充能力

市场上的贸易系统的功能，大致可以分为两大类，第一类是综合式设计系统，第二类是模块式设计系统。第一类扩充能力较低，而价格也相应较低。

第二类的模块式设计系统，采用传统的『分工式』的管理，其总帐、应收分类客户帐与应付分类供货商帐目都是分开纪录的，每月需要做『月结』，用户亦需要自设一个程序称为『模块接口』，系统才会将应收与应付分类账的总数更新于总帐的相关应收及应付会计科目。此种传统的设计有一定的好处，就是不同工作的员工可做不同的输入程序，分工较明确。但是大部分此类软件之价格皆较为高昂。如果您有多个员工参与会计工作，而且交易数量很多，您就应该考虑购买此类软件。